Cas utilisateur Pythagore : la société EPI

Mi-2004, alors qu’EPI est en phase d’évolution rapide, sa gérante Dominique GIORDANO constate que ses outils de gestion d’origine, basés sur Excel® et Access®, ne lui donneront bientôt plus satisfaction. Elle souhaite par ailleurs renforcer le niveau hiérarchique intermédiaire des responsables de pôle et responsabiliser les opérationnels à la gestion administrative de leurs affaires.

Elle décide alors de réorganiser ses procédures de gestion et de changer d’outil, le nouveau logiciel de gestion devant permettre notamment de formaliser la délégation d’autorité de l’équipe dirigeante et de valoriser l’implication des responsables opérationnels dans la gestion administrative des affaires.

Pour lancer le projet, elle recrute en juin 2004 Julie MACHU, ingénieur généraliste, avec pour mission de faire évoluer le mode de gestion des affaires et d’améliorer l’interface entre les administratifs et les opérationnels.

Un audit des procédures en vigueur révèle que les flux d’informations sont complexes et les niveaux de validation trop dispersés dans l’organigramme. Quant aux outils internes historiquement utilisés, ils sont devenus lourds à gérer et à exploiter.

L'audit met également en évidence qu’une information plus centralisée permettrait aux personnes concernées de disposer de données à jour au moment opportun, améliorant ainsi la sécurité des prises de décision.

L'idée d'un développement interne est rapidement écartée pour des raisons de coûts internes et de délais, au profit d'une étude des outils disponibles sur le marché. Parmi eux, Pythagore retient l’attention d’EPI par son adéquation aux problématiques métier rencontrées au quotidien.

Début 2005, après 2h de formation, EPI effectue un test sur une durée de 3 semaines afin d'apprécier la logique applicative du logiciel sur des affaires fictives mais détaillées, ainsi que son utilisation sur quelques cas réels. Julie MACHU témoigne : « Nous avons été agréablement surpris de voir à quel point Pythagore prend en compte les problématiques de notre métier, et d’observer que son intégration dans notre société n’entraînerait pas de perturbation majeure tant il correspondait ou pouvait s’adapter à notre mode de fonctionnement. »

Le test se conclut par la signature d’un contrat avec Pythie, en juillet 2005

Afin d’aider nos clients à mener à bien la conduite du changement, notre équipe a formalisé une démarche complète de déploiement, qui tient compte des écueils inhérents à tout projet innovant, de la situation préexistante et de la culture de l’entreprise. Elle a pour but de garantir un retour sur investissement réel à moyen terme, et d’obtenir l’adhésion et la satisfaction à long terme du plus grand nombre. Chaque plan d’action est personnalisé en fonction des choix effectués en termes de niveau d’accès des différents utilisateurs et selon les modules retenus, en particulier dans le cadre d’un déploiement par étapes.

Chez EPI, dans un premier temps, seuls 4 des 6 modules sont installés : Contractuel, Analytique, Prévisionnel et Saisie des temps afin de suivre et de planifier les recettes et les dépenses de la société. La prise en mains des modules et la formation des utilisateurs s’effectue en deux grandes étapes, de manière à faciliter la prise en main du logiciel et à favoriser son adoption au sein de la structure.

1ère étape : en juillet 2005, les utilisateurs principaux sont formés aux concepts de l’outil et à l’utilisation des modules Contractuel et Prévisionnel. Vient alors l’initialisation de la base avec les affaires en cours, et dès le mois d'octobre (début d’exercice comptable chez EPI) toutes les factures sont émises depuis Pythagore, et la saisie des temps décentralisée est opérationnelle.

2ème étape : en janvier 2006, Pythie convie les utilisateurs principaux, regroupant la direction, les responsables de pôles et quelques assistantes, à une deuxième session de formation, pour perfectionner l’utilisation des premiers modules (dépenses prévisionnelles, préparation des devis, suivi des plans de charge) et présenter le module Analytique (méthodes de calcul, procédures, répartition des charges par affaire).

L’utilisation du module Analytique correspond à une étape supplémentaire dans l’évolution du mode de gestion d’EPI, comme le précise Julie MACHU : « L’implantation de ce module nous a conduit à approfondir notre réflexion sur notre mode de gestion. La souplesse de paramétrage de Pythagore nous a ensuite permis de faire les meilleurs choix de gestion qui conviennent à nos activités et à notre taille et de les mettre en place.»

Avant la mise en place de Pythagore, plusieurs outils permettaient de gérer les affaires, disposant chacun d’une interface propre. Les doublons de saisie n’étaient pas rares et la mise à jour des informations était compliquée. Les liaisons informatiques entre les fichiers, censées éviter les doublons, rendaient difficile l’évolution des différents outils. Les responsables de services et d’affaires ne disposaient pas d’accès aux outils principaux de gestion d’affaires et devaient passer par différents formulaires papier pour transmettre les informations à enregistrer à la Direction...

Des bénéfices immédiats ont été constatés suite au déploiement de Pythagore, en particulier :

• l’élimination de nombreux doublons de saisie, notamment comptables, concernant les affaires
• la mise en place d'une saisie décentralisée des temps passés sur affaires
• la suppression des feuilles de préparation de la facturation, les factures étant calculées par l’outil
• la possibilité pour les responsables opérationnels d’accéder au suivi des affaires dans l’outil, en fonction de leurs droits et ainsi de s’impliquer dans la gestion administrative et comptable des affaires