Société EPI - Ingénierie spécialisée - 90 collaborateurs
| En 2005, en pleine phase de croissance, la société EPI choisit de s'équiper de Pythagore pour gérer plus efficacement son activité. Sept ans plus tard, Julie MACHU, responsable Pythagore au sein d'EPI, témoigne de l'apport de cet outil et de son utilisation en interne. |
« Aujourd'hui, sept ans après son déploiement, Pythagore est vraiment intégré au coeur de notre fonctionnement pour tout ce qui concerne le suivi des contrats et de la production, et plus généralement le pilotage des affaires. Il est étroitement imbriqué à nos procédures de gestion et son utilisation est totalement entrée dans les moeurs. »
« Au départ, outre les profils administratifs, seuls les chefs de service avaient accès au coeur du logiciel. En effet, dans le cadre de la mise en place de Pythagore, la Direction souhaitait impliquer davantage le management intermédiaire dans la gestion quotidienne des affaires. Puis peu à peu, nous avons étendu l'accès à nos chargés d'affaires afin qu'ils aient à leur disposition toutes les informations nécessaires.
Dans les premiers temps, notre utilisation était très centrée sur le module Contractuel, et les utilisateurs n'accédaient à Pythagore qu'une fois par mois, pour effectuer leur revue mensuelle de production et de facturation, et petit à petit c'est vraiment rentré dans les moeurs. Ce n'est que pour certaines manipulations spécifiques, comme la création de marchés à bons de commande ou de marchés-cadres, que les opérationnels continuent à faire appel aux assistantes.
Par la suite, nous avons utilisé de plus en plus les fonctionnalités de prévisions budgétaires et planification de charges du module Prévisionnel, de manière à aller vers la gestion des plans de charge. Notre utilisation sur ce plan n'est pas encore optimale, car pour certains chargés d'affaires qui gèrent beaucoup de petits projets, une mise à jour régulière serait trop contraignante. C'est malgré tout un bon indicateur global pour l'occupation des équipes. »
« L'utilisation du module Analytique est venue graduellement : au niveau de la Direction, l'intérêt a été immédiat, notamment vis-à-vis des possibilités de recalcul des coûts réels et de la souplesse dans les paramétrages possibles pour prendre en compte les objectifs de marge. Pour les responsables opérationnels, le suivi analytique des affaires s'est imposé plus tard, mais depuis deux ans, c'est utilisé de manière systématique, en fin de projet bien sûr mais également en cours d'affaire, pour estimer la rentabilité et avoir une idée de la prévision fin d'affaire.
Quand nous avons déployé Pythagore en 2005, nous étions en pleine refonte de nos procédures internes. Le fait de se structurer autour de ces procédures est une véritable culture dans l'entreprise, et je pense que si l'intégration de Pythagore a été aussi bien réussie, c'est en partie grâce cette synergie : l'utilisation de Pythagore s'est appuyée sur ces procédures, et inversement, il nous a aussi aidés à en mettre de nouvelles en place, en particulier vis-à-vis de l'analyse des données et de la rentabilité, au moment des bilans réalisés à la fin de chaque affaire. »
« Nous avons activé la Gestion des Ressources Humaines il y a quelques années. Nous n'utilisons pas pleinement ce module, mais c'est parce que nous sous-traitons une partie de cette activité, notamment pour la paie. Il nous permet tout de même de suivre les demandes de congés et de gérer les formations, et les interfaces pour la paie sont également utiles pour transmettre une partie des données à notre prestataire externe.
Quant au module Gestion de la Relation Client... Nous avons des outils internes pour le montage des dossiers de réponse aux appels d'offres mais ça pourrait être intéressant d'intégrer le processus complet dans Pythagore. Il pourrait aussi nous être utile pour le suivi des actions clients, il faut que nous étudiions les possibilités existantes. »
« C'est le cas oui, effectivement. Un outil intégré comme Pythagore permet de structurer l'activité autour d'un certain nombre de procédures, et, dans le cadre d'une démarche de certification, d'en apporter la preuve. Les nôtres existaient en partie auparavant, mais elles se sont enrichies avec sa mise en place, et d'autres ont vu le jour par la suite.
Qui plus est, le fait d'utiliser un tel logiciel permet d'avoir une meilleure traçabilité, et rend l'application des procédures plus simple, tant il est imbriqué à notre mode de fonctionnement. »
« Oui ! Je pense que vous êtes ouverts au dialogue, ce qui permet aussi de faire évoluer Pythagore pour qu'il réponde encore mieux à nos propres besoins.
J'apprécie également que vous ayez su mettre en place un outil comme GLPI, pour le suivi des demandes utilisateurs et des suggestions d'évolution. C'est très pratique et ça améliore nettement la traçabilité. Il y a visiblement dans votre équipe une volonté de faire évoluer votre relation client, dans le bon sens, et c'est vraiment appréciable. »