Module Données personnelles :
Temps passés, congés, frais…
Ce module est dédié à l’ensemble des collaborateurs de la société ou du groupe. Il permet une saisie décentralisée, par chaque salarié, des informations le concernant ou utiles pour la gestion de l’activité.
Cela concerne en particulier la saisie des temps, indispensables pour l’analyse du coût et de la rentabilité des projets. En lien avec le module Ressources humaines, les demandes d’absence permettent de gérer les congés et d’affiner les plans de charge en conséquence. Les notes de frais viennent compléter le tableau.
Saisie décentralisée des données individuelles liées à la gestion
Destiné à une saisie individuelle directement par les salariés, ce module permet de récolter des données qui seront ensuite exploité dans les autres modules du logiciel : les temps pour les calculs analytiques, les congés et notes de frais dans la gestion des ressources humaines.
Saisie des temps passés
Chaque collaborateur (salarié, intérimaire voire prestataire externe) déclare directement ses temps passés sur les affaires ou sur diverses activités en fonction des paramétrages et choix de fonctionnement de la direction. Les activités internes sont bien sûr paramétrables, et réparties en 3 grandes catégories : absences, activités commerciales et activités internes diverses.
Des contrôles sont intégrés selon les paramétrages préalablement définis pour limiter les risques d’erreur et dépassements injustifiés. De même, des aides à la saisie sont inclues pour faciliter les imputations horaires et fournir des informations pertinentes aux utilisateurs. Chacun peut ensuite consulter sa feuille de manière hebdomadaire ou mensuelle. Un système de validation des feuilles d’heures est possible pour ceux qui le souhaitent.
Demandes d’autorisation d’absence
Chaque salarié peut poser une demande de congés ou plus généralement, d’autorisation d’absence. Les types d’absences à disposition dépendent des paramétrages effectués, mais elles sont globalement classées en 5 catégories : congés payés, RTT, congés exceptionnels, formation, autres absences.
Pythagore gère le cas échéant le calcul du nombre de titres repas à déduire, et fonctionne bien sûr également pour les salariés à temps partiel. Il est aussi possible de prévoir des jours de présence obligatoire générant une alerte en cas de pose de congés. Une fois la demande posée, une demande de validation peut être envoyée au responsable hiérarchique pour traitement.
Saisie des notes de frais
Les notes de frais de mission peuvent être saisies mensuellement. Les frais sont affectés si nécessaire sur des affaires ou projets internes, pour déversement ultérieur en charges directes. Si besoin, il est même possible de déclarer certains frais comme étant facturables au client, ce qui génère, lors de la validation, des lignes dédiées sur le projet concerné.
Les types de frais remboursés sont paramétrables par les responsables administratifs, qui définissent notamment la TVA récupérable afin de simplifier les déclarations liées. Le cas échéant, une déduction de titres restaurant peut aussi être automatisée ou manuellement indiquée par les utilisateurs. Un circuit interne de validation permet d’alerter les responsables hiérarchiques pour traitement des notes de frais.
Accès en mobilité pour une saisie simplifiée
Pour s’adapter aux contraintes de mobilité des équipes, nous avons adapté ce module en mode web, le rendant accessible via un simple navigateur web.
La nouvelle version 7 de Pythagore propose en outre une interface dite responsive : vos salariés peuvent ainsi effectuer les saisies sur tablette, voire sur téléphone mobile. Encore plus pratique pour ceux qui sont souvent en déplacement !
Un fonctionnement hautement paramétrable
De nombreux paramétrages permettent d’adapter le fonctionnement de ce module à vos besoins et habitudes : saisie des temps en heures, huitièmes de journée ou pourcentages de journée, avec libre définition du nombre d’heures par jour et par semaine. Des horaires normaux et maximaux sont fixés de manière globale, ou encore par catégorie ou salarié, avec contrôle au moment de la saisie.
Les risques d’erreurs de saisie sont également limités : les utilisateurs ne peuvent déclarer leurs temps et leurs frais que sur des affaires ou catégories existantes et autorisées, notamment selon le périmètre d’affaires accessibles d’après les choix effectués par l’équipe de direction. Des mandataires peuvent en outre être désignés pour renseigner les feuilles d’heures en cas d’absence et des zones de commentaires sont disponibles sur les différentes fenêtres de saisie.
Ce que Pythagore peut faire d’autre pour vous…
> Projets & Facturation
> Charges & Résultats
> Budgets & Prévisions
> Ressources humaines
> Action commerciale (CRM)
> Personnalisation
