Module contractuel : Projets et Facturation
Au cœur de notre progiciel de gestion par affaires Pythagore, ce module est entièrement dédié au pilotage des projets et contrats. Il permet en particulier de gérer la facturation et le suivi des règlements, en incluant toutes les spécificités des métiers de l’ingénierie, du conseil et de l’architecture.
Et parce que dans vos métiers, on ne peut pas toujours facturer au mois le mois, vous y trouverez aussi tout le nécessaire pour planifier et suivre l’avancement de la production, avec des outils dédiés aux responsables opérationnels.
Facturation & production :
suivre et planifier
Au centre de votre activité, la gestion par affaires tient une place importante ? Justement, dans Pythagore aussi ! Au coeur de ce module : le suivi et le pilotage des projets, en particulier tout ce qui est lié à la facturation et aux produits. Grâce à lui, planifiez vos échéances de facturation, créez vos factures et suivez leur règlement.
Suivez en outre l’avancement des missions, indépendamment de ce que vous êtes en droit de facturer, pour avoir une vision plus complète de votre chiffre d’affaires. Plusieurs équipes interviennent en interne sur vos projets ? Aucun souci, nous avons là aussi la solution pour gérer ces flux internes et suivre au mieux la production propre de chaque équipe.
Contrat : données, références, évolutions
Saisissez toutes les données relatives à votre contrat, en particulier celles devant être affichées sur les factures : références, numéro de bon de commande, de marché, d’engagement, etc.
Vous êtes mandataire d’un contrat de cotraitance ? Dans ce cas, Pythagore vous permet aussi de suivre le contrat dans sa globalité, en plus de votre part propre.
Et parce que nous savons que vos projets sont hautement évolutifs, nous avons inclus un suivi des évolutions contractuelles assez poussé. Tranches fermes et conditionnelles ou encore avenants en cours de négociation auprès du client… Vous pouvez stocker ces informations sans pour autant fausser les résultats de vos affaires. Et le jour où elles sont affermies, un simple clic suffit pour les déverser dans l’affaire !
Planification et avancements mensuels
La planification, effectuée pour chaque phase du contrat, décompose indépendamment la production (réalisation des missions) et la facturation.
Les échéanciers ainsi obtenus permettent le pilotage de l’entreprise selon différentes approches : opérationnelle en vue de l’organisation de la charge de travail, et fonctionnelle pour la gestion de la trésorerie.
Lors de la validation mensuelle de cette planification, les responsables opérationnels donnent leurs ordres de facturation. Ceux-ci remontent ensuite automatiquement au niveau des responsables administratifs pour simplifier le processus de facturation. Cette validation a aussi pour conséquence la mise à jour des calculs d’en-cours et des prévisions de fin d’exercice.
Calcul et émission de la facturation
Émettre une facture avec Pythagore : rien de plus facile ! Plusieurs méthodes sont possibles : soit en création directe, soit en passant par des ordres de facturation émis par les chefs de projet ou de service, en fonction de leur planification et des échéanciers prévus au contrat.
Pythagore propose divers modèles de factures pour s’adapter à la présentation souhaitée. Retenues de garantie, révisions de prix, intervention de co-traitants ou de sous-traitants à paiement direct… Toutes vos spécificités métier sont intégrées pour vous simplifier la vie.
En outre, pour éviter toute ressaisie, nous adaptons l’interface comptable à chaque société utilisatrice. Cette interface permet l’export d’un fichier contenant toutes vos lignes d’écritures de vente. Vous pouvez ensuite importer ce fichier dans l’outil de comptabilité générale de votre choix.
Règlements, impayés et relances clients
Suivez les règlements perçus sur vos factures : vous pouvez soit les importer depuis l’outil de comptabilité générale, soit les saisir dans Pythagore et les exporter ensuite vers la comptabilité.
Parmi les fonctionnalités liées on trouve la possibilité de règlements partiels et l’imputation d’avoirs. Pythagore gère en outre la part des sous-traitants à paiement direct ainsi que le provisionnement de factures.
Des fenêtres dédiées au suivi des impayés et à l’édition de relances clients sont aussi incluses. Sur ce plan, nous avons notamment prévu un système de relance graduée automatique. Et en cas d’affacturage, vous pouvez également paramétrer la cession des factures, contrat par contrat.
Gestion des affaires partagées entre plusieurs équipes
Votre structure a peut-être plusieurs services opérationnels identifiés avec chacune sa propre équipe. Dans ce cas, certaines affaires sont souvent traitées de manière conjointe par plusieurs de ces équipes. Ce n’est pas un problème dans Pythagore, nous avons plusieurs solutions pour gérer ce cas de figure.
Vous pouvez autoriser la saisie des temps sur différents périmètres, selon vos besoins. Ce fonctionnement autorise en quelque sorte un mode de vente d’heures en interne, sans facturation. En ce cas, Pythagore gère automatiquement des flux financiers pour identifier la part de chaque service sur l’affaire.
Vous souhaitez responsabiliser chaque équipe sur sa part du projet ? Alors créez plutôt des contrats internes pour suivre plus précisément le travail de chacune des équipes. Il sera ainsi possible de gérer aussi bien les données réelles que les prévisions.
Exploitation des données
Pythagore met à disposition de nombreux états de restitution pour analyser les données. Les échéanciers de facturation, carnet de commandes et état de facturation prévisionnelle mensuelle sont notamment très appréciés.
Les états peuvent être enregistrés en PDF. Des extractions prédéfinies sont également disponibles pour une exploitation ultérieure avec les outils de bureautique classiques.
En outre, vous pouvez utiliser un grand nombre de rubriques statistiques personnalisables pour filtrer les affaires. Vous obtiendrez ainsi, très simplement, une vision du chiffre d’affaires ou du carnet de commandes sur la sélection choisie.
Correctifs de production :
sécuriser leur évaluation
L’adéquation entre le prix de vente et les temps passés peut présenter un caractère très aléatoire dans les métiers du conseil et de l’ingénierie. Pour cette raison, l’évaluation des en-cours de production se fait au fil de l’eau, à partir de l’avancement réel (physique) des éléments de mission contractuels, et non des temps affectés sur les affaires. On évite ainsi les risques majeurs de surévaluation des en-cours liés aux méthodes « classiques » basées uniquement sur les dépenses déjà engagées.
Une autre méthode, conforme aux normes comptables internationales IFRS, est également disponible (calcul des FAE / PCA selon l’avancement des dépenses). Le module analytique fournit par ailleurs une comparaison des en-cours évalués avec les dépenses engagées depuis la dernière facture.
La comparaison des différentes méthodes vous permet ainsi de sécuriser le calcul des en-cours et de détecter plus vite les éventuelles erreurs. Ce calcul, réalisé a minima de manière mensuelle, est aussi exploité en fin d’exercice pour les écritures d’inventaire sur les projets pluriannuels.
Revue de projet : l’effectuer en un minimum de temps
Une procédure séquentielle pour n’oublier aucune facture
Pensée pour les responsables opérationnels, la procédure séquentielle permet de passer en revue l’ensemble des affaires d’un service ou d’un chef de projet.
En une seule fenêtre, l’utilisateur peut ainsi indiquer l’avancement du projet, recaler sa planification de production et de facturation et donner des ordres de facturation qui seront ensuite automatiquement transmis aux responsables administratifs.
Objectif : fournir un maximum d’informations utiles en un minimum de temps. Pour ce faire, des outils de manipulation graphique et de validation en un clic sont mis à disposition.
Découvrez les autres fonctionnalités de Pythagore !
> Charges & Résultats
> Budgets & Prévisions
> Saisie des temps
> Ressources humaines
> Action commerciale (CRM)
> Personnalisation
