Module prévisionnel : Budget & Prévisions
Notre logiciel permet également une valorisation des temps prévus, ce qui vous donnera en temps réel une estimation de vos prévisions de résultats fin d’affaire mais aussi fin d’exercice. Et si vous êtes soumis aux normes comptables internationales (IFRS), tout est inclus pour un calcul facile des FAE et PCA.
Gérer les devis et les budgets de charges
Ce module concerne la gestion des projets en amont, et propose en particulier une aide à l’établissement des devis. Plus généralement, il permet d’élaborer les budgets de charges prévisionnelles sur les projets, en fonction des besoins identifiés pour chaque étape, ce qui conduit à la gestion des plans de charge et au suivi de l’occupation des équipes.
Par ailleurs, la valorisation des temps prévus donne une vision plus financière pour obtenir, en temps réel, des prévisions de résultats fin d’affaire, mais aussi fin d’exercice.
Aide à l’élaboration des devis
Ce module permet la gestion des affaires au stade commercial. On y trouve notamment les fonctionnalités suivantes :
- Estimation de devis intégrant, pour chaque phase du projet, plusieurs types de dépenses (temps à passer par les ressources internes, sous-traitances, achats, déplacements).
- Paramétrage de la marge souhaitée ou du prix de vente à proposer au client selon le type d’intervenant, pour aider au calcul du prix de vente « idéal » afin de couvrir les charges.
- Planification mensuelle comme pour les projets validés.
- Suivi du portefeuille commercial en fonction d’une pondération affectée à chaque devis.
- Transformation en affaire confirmée d’un simple clic, sans nécessiter de ressaisie.
Avenants et tranches conditionnelles
En cas de tranche conditionnelle ou d’avenant relatif à de nouvelles missions, il est possible d’exploiter le module prévisionnel pour renseigner tous les détails sur cette partie de l’affaire : phases, montant des honoraires, planification mensuelle et même prévisions de charges.
Cette prestation en attente étant gérée en dehors de l’affaire principale, les chiffres de celle-ci ne sont pas faussés par les prévisions.
Et lorsque la prestation est affermie, il suffit de quelques clics pour l’intégrer en tout ou partie dans l’affaire déjà existante, sans aucune ressaisie nécessaire !
Budgets de charges et résultats prévisionnels
Pythagore permet la saisie des dépenses prévisionnelles pour chaque phase d’un projet, que ce soit pour réaliser la totalité d’une phase, ou uniquement la part non encore produite.
En plus de servir à l’élaboration des devis, cela permet, en lien avec le module analytique pour les charges déjà engagées, d’obtenir à tout instant une estimation des charges totales, et donc du résultat à fin d’affaire. Indispensable pour détecter les éventuelles dérives en temps utile !
Le budget est détaillé par type de dépense : sous-traitances internes et externes, charges salariales définies par catégorie ou salarié (en jours ou heures), charges directes imputables et éventuelles provisions pour aléas. L’objectif initial peut être enregistré pour comparaison ultérieure.
Plan de charge des équipes
Outre l’aspect financier des prévisions, très utile pour le pilotage administratif, les prévisions de ressources permettent un meilleur pilotage opérationnel des services et des équipes :
- Exploitation de la planification de production pour répartir les ressources prévues sur les mois à venir, avec possibilité de zoom hebdomadaire.
- Affectation d’une équipe de collaborateurs, éventuellement selon les spécialités requises.
- Liste des affaires ayant des besoins non encore pourvus.
- Édition de plans de charge par service et par catégorie d’intervenant pour visualiser facilement les périodes de sous-charge ou surcharge.
- Suivi des plans de charge individuels avec prise en compte des absences planifiées.
Normes IFRS : sécuriser au maximum l’évaluation des FAE / PCA
La finalité des normes comptables internationales IAS / IFRS est d’améliorer la transparence et la lisibilité des données financières. Seuls sont obligatoirement concernés les comptes consolidés publiés par les groupes cotés en bourse. La méthode présente néanmoins des intérêts dans sa philosophie, c’est pourquoi nous avons intégré à Pythagore les outils permettant de respecter les exigences de ces normes.
Dans les grandes lignes, cette méthode repose sur un calcul des en-cours basé sur l’avancement des charges. Il faut donc être en mesure de déterminer de manière fiable le montant des dépenses engagées ainsi que les charges restant à dépenser pour mener la production à son terme, ce que permet Pythagore.
Néanmoins, dans l’ingénierie et les bureaux d’études, l’estimation exacte du temps restant à passer sur les projets est souvent un exercice un peu difficile, du fait des caractéristiques mêmes des métiers et des missions menées. Nous avons donc intégré des outils de comparaison entre différentes méthodes d’évaluation des en-cours afin de sécuriser au maximum celle-ci, et de détecter plus facilement les éventuelles erreurs.
Comparer les temps prévus et temps passés
Les modules prévisionnel et analytique se complètent pour une analyse poussée sur les affaires, voire phase par phase. Des fenêtres et états sont notamment à disposition pour permettre la comparaison entre les temps initialement prévus et ceux réellement passés par les équipes.
Cela vous permet d’analyser les projets et phases plus ou moins bien vendus, mais également, en cours de réalisation des projets, de détecter les éventuelles dérives et le cas échéant d’avoir des éléments pour négocier des avenants.
Il arrive aussi, pour des raisons diverses, d’accepter certains contrats dont on sait sciemment qu’ils ne seront pas rentables, mais c’est encore mieux d’avoir un outil comme Pythagore pour les suivre de près et vérifier que d’autres projets permettent de compenser ces contrats.
Pythagore propose de nombreuses autres fonctionnalités
> Projets & Facturation
> Charges & Résultats
> Saisie des temps
> Ressources humaines
> Action commerciale (CRM)
> Personnalisation
