Module analytique : Charges & Résultats
Essentiel pour l’analyse de la rentabilité des projets, ce module est dédié au suivi des dépenses et à l’estimation des charges engagées sur les affaires.
Il assure en particulier la valorisation des temps passés par les salariés sur les affaires, tout en laissant le choix à l’équipe dirigeante de la méthode qu’elle souhaite adopter.
Les autres charges sont également suivies, de manière à donner une vision complète pour savoir où l’on en est et quel est le résultat actuel sur chaque affaire, mais aussi pour chaque service ou, plus globalement, sur l’ensemble de la structure.
Suivre et analyser les dépenses constatées
Le module Analytique permet aux dirigeants de déterminer les résultats à tous les niveaux de la structure afin d’en assurer une meilleure maîtrise : projet, service (centre de profit), direction, société, groupe…
Consacré à la gestion des dépenses réelles, il permet en particulier l’édition mensuelle de comptes d’exploitation cumulés depuis le début de l’exercice, et de comptes prévisionnels fin d’exercice. De nombreuses rubriques statistiques permettent également d’analyser les résultats selon les critères de son choix.
Suivi et analyse des temps passés
Pythagore permet une saisie décentralisée des temps passés via son module Saisie des données personnelles, accessible à chaque collaborateur de la structure. Des procédures globales permettent ensuite de déverser ces heures sur les affaires et de les valoriser, de manière à estimer la charge actuelle sur les projets.
Des filtres sont par ailleurs à disposition pour analyser les résultats de manière plus fine, en particulier par exercice, par salarié ou encore par phase du projet.
Plusieurs méthodes de calcul sont en outre paramétrables afin d’adapter au mieux le mode de fonctionnement de Pythagore selon les choix de management de l’équipe dirigeante.
Méthodes de calcul
Plusieurs méthodes sont à disposition pour adapter le fonctionnement de Pythagore aux choix de l’équipe de direction. Les calculs peuvent notamment être effectués :
- en coûts complets ou en coûts de production (hors frais généraux)
- en utilisant des coûts standards prédéfinis ou bien recalculés mensuellement
- sur la base du salaire des collaborateurs ou bien de leur fonction
- avec des en-cours calculés sur l’avancement de la production ou des charges
- en autorisant ou non les imputations de charges sur les devis / affaires commerciales
- en considérant qu’à salaire égal, le coût de revient est le même au niveau du service, de la direction ou de la société…
Charges directes et assurances
Pythagore permet de saisir des charges directes de toutes natures sur les affaires. Si on exploite la saisie des notes de frais à travers le module Gestion des Ressources Humaines, les frais imputés sur affaires sont également déversés en charges directes sur les projets concernés.
Il est en outre possible de faire calculer automatiquement par l’outil les charges d’assurance en fonction des montants facturés et des taux définis sur chaque affaire, voire sur chaque phase.
Enfin, si le module Ressources Humaines est déployé, les contrats d’intérim sont aussi répartis en charges directes sur les affaires, au prorata des imputations horaires saisies par les intérimaires. Ces charges sont ajustées une fois les factures reçues.
Saisie de répartition des factures fournisseurs
Une fenêtre dédiée permet la saisie des factures fournisseurs et leur répartition éventuelle sur différents postes de charge : sous-traitances externes rattachées aux affaires, charges directes ou encore contrats d’intérim si l’on exploite également le module Ressources Humaines.
Ces factures peuvent ensuite faire l’objet d’une comptabilisation pour éviter les ressaisies dans l’outil de comptabilisation générale : les lignes d’écritures sont dans ce cas stockées dans une table d’interface en attente de déversement vers le logiciel tiers.
États de restitution et tableaux de bord
Pythagore permet l’édition de tableaux de bord récapitulatifs pour chaque niveau de la structure, ainsi que l’exploitation de nombreuses rubriques statistiques pour affiner les résultats.
Le suivi de l’évolution mensuelle de chaque affaire est consultable sous forme graphique, mettant en avant les objectifs initialement fixés.
L’analyse peut également être poussée plus loin si l’on souhaite avoir une restitution pour chaque phase du contrat afin de réceler les étapes plus ou moins rentables, ou plus ou moins bien vendues.
Valoriser les temps passés et affiner le coût horaire
Chaque mois, Pythagore recalcule le coût horaire réel par service, en tenant compte de la productivité via le nombre d’heures imputées sur affaires, et des charges globales affectées au service. Ce coût horaire est à lui seul un véritable indicateur de gestion dont il est intéressant de suivre l’évolution mais également de le comparer au coût des autres services et aux coûts prévisionnels.
Il est ensuite utilisé pour répartir les charges sur les affaires, sauf si la direction choisit d’utiliser un coût standard prédéterminé : de manière générale, nous n’estimons pas qu’il n’existe qu’une seule bonne solution, mais plusieurs approches qui peuvent être adaptées aux choix de management de chaque société utilisatrice. C’est pour cette raison que nous avons intégré différentes méthodes dans Pythagore, afin de vous laisser toute la souplesse nécessaire.
Comptabiliser, archiver et comparer les données
Un rebouclage permanent peut être effectué sur la comptabilité générale, et au minimum une fois par an au moment de la clôture de l’exercice. Pythagore étant interfacé avec de nombreux logiciels de comptabilité générale du marché, aucune double saisie n’est nécessaire et les risques de rejet par la comptabilité sont minimisés.
L’archivage mensuel des données de gestion permet de constituer, au fil du temps, la mémoire de l’entreprise. Par ailleurs, en couplage avec le module Prévisionnel, des états comparatifs permettent d’analyser le déroulement des affaires en termes de temps prévu et temps réellement passé.
Grâce à l’accumulation de ces données, les prévisions effectuées dans le module prévisionnel seront ainsi affinées au fil des ans et de l’expérience, rendant plus fiables les prévisions de fin d’exercice.
Découvrez ce que Pythagore vous propose aussi
> Projets & Facturation
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