Module Ressources Humaines :
Gestion des équipes

Gestion du fichier des salariés

Pythagore permet de stocker les informations relatives aux salariés. L’accès à ce module doit bien sûr être soumis à des règles strictes, en particulier pour les fenêtres contenant des données personnelles sensibles ou considérées comme confidentielles (salaires notamment). Une gestion fine des profils utilisateurs est donc disponible pour que seules les personnes habilitées en interne à consulter et / ou modifier ces données puissent le faire.

En cas de modification des données pouvant avoir un impact sur la valorisation des heures, une procédure spécifique existe pour conserver l’historique antérieur à la modification et ne pas perturber les calculs. La fenêtre de gestion administrative permet par ailleurs la génération de documents liés aux salariés, sur la base de modèles paramétrables par les administrateurs : contrat de travail, certificat, etc.

Contrôle et validation des saisies individuelles

Lorsqu’une demande de congés ou une note de frais est générée par un salarié, son responsable hiérarchique reçoit une alerte (par mail ou via la messagerie interne de Pythagore) l’en informant. Celui-ci peut alors directement retrouver la demande en attente de validation pour contrôle et traitement. La validation peut aussi se faire via une liste d’éléments à traiter.

Une fois qu’un congé est validé, il sera automatiquement pré-saisi dans la feuille d’heures du salarié, et impactera également son plan de charge. Les notes de frais quant à elles seront, de manière optionnelle, déversées en charges directes sur les projets concernés.

Procédures liées aux congés et plannings

Un procédure permet d’actualiser chaque mois les jours acquis par les salariés, pour avoir toujours des compteurs à jour. L’ancienneté est prise en compte ainsi que la date d’entrée. En outre, le nombre de jours de RTT annuels est paramétrable pour chaque salarié.

Le planning des congés par service est intégré pour visualiser aisément les disponibilités des équipes. Il peut être rendu accessible à chaque salarié depuis sa propre feuille de demande d’autorisation d’absence.

Enfin, une procédure de clôture annuelle permet l’archivage des anciens congés (qui resteront consultables en tant que tels) et la mise à jour des droits sur les nouvelles périodes de prise de congés, avec ou sans report des journées non posées.

Suivi « médical » : Gestion des absences indemnisées

Outre les congés et RTT classiques, il est possible dans Pythagore de suivre et gérer les absences indemnisées, dont la durée est basée sur les jours calendaires et non les jours ouvrés. Entrent notamment dans cette catégorie les congés maladie, les congés maternité / paternité, les accidents du travail ou encore le mi-temps thérapeutique.

Le cas échéant, le responsable RH peut renseigner les indemnisations perçues (sécurité sociale et mutuelle) et indiquer une date de traitement pour la paye, en lien avec les états préparatoires pour celle-ci.

Nous avons également ajouté une petite fonctionnalité pour le suivi des prochaines visites médicales avec état de restitution lié.

Suivi salarial et simulations d’embauche

Ce module permet un suivi fin des salaires des membres de l’équipe, y compris 13ème mois, primes et correctifs divers. L’historique annuel permet de visualiser l’évolution salariale au fil des ans.

Des états et exports reprennent ces données de manière fine et mensuelle ou plus globale, notamment pour communication des données au service ou prestataire de paye mais aussi en vue des procédures budgétaires.

Par ailleurs, une option autorise la simulation d’embauches, pour avoir un aperçu de l’impact potentiel de celles-ci sur la masse salariale globale.

Gestion des titres restaurant

Si vous utilisez des titres restaurant, plusieurs fonctionnalités existent sur ce plan dans Pythagore. Il est notamment possible pour chaque salarié de préciser dans sa note de frais mensuelle si des titres doivent être déduits, par exemple en cas de repas payé par la société pour une occasion particulière. Certains types de frais sur la note de frais proposent d’ailleurs automatiquement le retrait d’un titre restaurant.

Des fiches de distribution mensuelles sont à disposition, soit globales soit détaillées. Un calcul est proposé par défaut en fonction du nombre de jours de présence (prise en compte de la date d’entrée et des éventuelles absences), avec une zone de correctif accessible au responsable RH pour ajuster le cas échéant le nombre de titres accordés.

Autres fonctionnalités proposées

A la demande de certains utilisateurs, nous avons inclus d’autres fonctionnalités complémentaires dans ce module. Parmi elles, le suivi des demandes de formation (fonctionnant sur le même schéma que les demandes d’absence, mais avec des données liées à la formation souhaitée) avec circuit de validation interne, ou encore la gestion d’un vivier de candidatures dans le cadre de la gestion du processus de recrutement.

Par ailleurs, le curiculum vitae des salariés peut être stocké pour une exploitation dans le module dédié à l’action commerciale, et tout particulièrement dans le cadre de la génération de dossiers de candidature en réponse aux appels d’offres.