EPI, Etudes et Projets Industriels, est un bureau d’étude en ingénierie du bâtiment, de l’industrie et des infrastructures. Ses équipes accompagnent les acteurs privés et publics dans leurs projets, de la faisabilité à la réalisation complète des ouvrages en passant par la modélisation numérique (BIM), et réalisent des missions de MOE, AMO et assistance technique aux entreprises.
Créée en 1994, EPI a fait le choix de Pythagore pour la gestion de son activité depuis 2005. Elle comptait alors 25 salariés et cherchait un outil structurant, capable d’évoluer avec elle pour accompagner sa croissance.
Objectif atteint. Rassemblant aujourd’hui 130 collaborateurs, la société a obtenu de nombreuses qualifications OPQIBI et ISO et fait partie du top 10 des « best workplaces » dans sa catégorie.
En 2005, en pleine évolution, notre société avait besoin d’un outil structurant adapté à notre métier, l’ingénierie, et à notre taille, moins de 50 personnes. La société Pythie nous a convaincu par une connaissance de nos problématiques que l’on ne retrouvait pas ailleurs.
Dominique GIORDANO, gérante d’EPI
Un projet inscrit dans une réflexion globale
La société EPI a longtemps utilisé pour sa gestion des outils de bureautique classiques, avant de se tourner vers les solutions du marché. L’implémentation de Pythagore en 2005 s’est inscrite dans une démarche plus globale de réorganisation des procédures internes de gestion. Les besoins de la société, en pleine phase de croissance, étaient nombreux :
- centraliser l’information et limiter l’éparpillement des données
- renforcer le mid-management en l’impliquant dans l’outil de gestion
- améliorer le suivi des affaires tout en réduisant le temps consacré aux tâches de gestion
- suivre l’activité et mesurer la rentabilité à tous les niveaux (pôle, activité, client, affaire)
Le déploiement de Pythagore a été géré comme un projet à part entière. Dans un premier temps, seuls les modules principaux ont été déployés : la mise en place s’est faite de manière progressive afin d’accompagner l’évolution de la structure, avec des formations complémentaires pour jalonner la prise en main du progiciel.
Pythie a su répondre à nos attentes par une offre adaptée sur son logiciel Pythagore, qui propose de multiples fonctionnalités pour une gestion fine des projets d’un point de vue administratif comme opérationnel et qui ne néglige pas les complexités de notre métier. Son équipe nous a ensuite assistés tout au long de la phase de déploiement et de prise en main du logiciel avec souplesse et disponibilité. Elle constitue aujourd’hui un véritable partenaire en phase avec notre évolution.
Dominique GIORDANO, gérante d’EPI
Années de confiance et de fidélité à Pythagore
Utilisateurs des modules de gestion de l'activité
Salariés en saisie des temps, congés et notes de frais
Un déploiement progressif pour mieux accompagner les équipes
Au départ, outre les profils administratifs, seuls les chefs de service avaient accès au cœur du logiciel. En effet, avec Pythagore, la Direction souhaitait impliquer davantage le management intermédiaire dans la gestion quotidienne des affaires. Peu à peu, l’accès a été étendu aux chargés d’affaires afin qu’ils aient à leur disposition toutes les informations nécessaires.
Initialement les opérationnels n’accédaient à Pythagore qu’une fois par mois, essentiellement dans le module Contractuel, pour effectuer leur revue mensuelle de production et de facturation. Par la suite, l’usage s’est étendu aux fonctionnalités de prévisions budgétaires et planification de charges, pour aller vers la gestion des plans de charge. Même si certains chargés d’affaires gèrent trop de petits projets pour en faire une mise à jour régulière, le management d’EPI estime que c’est un bon indicateur global pour l’occupation des équipes.
L’utilisation du module Analytique est venue graduellement : au niveau de la Direction, l’intérêt a été immédiat, notamment vis-à-vis des possibilités de recalcul des coûts réels et de la souplesse dans les paramétrages possibles pour prendre en compte les objectifs de marge. Pour les responsables opérationnels, le suivi analytique des affaires s’est imposé plus tard, mais il est aujourd’hui exploité de manière systématique, en fin de projet bien sûr mais également en cours d’affaire, pour estimer la rentabilité et avoir une idée des prévisions de fin d’affaire.
Aujourd’hui, Pythagore est vraiment intégré au cœur de notre fonctionnement pour tout ce qui concerne le suivi des contrats et de la production, et plus généralement le pilotage des affaires. Il est étroitement imbriqué à nos procédures de gestion et son utilisation est totalement entrée dans les mœurs. Il nous permet d’avoir une meilleure traçabilité, et simplifie l’application de nos procédures internes.
Julie Machu, responsable du projet Pythagore chez EPI lors de sa mise en place
Critères de choix
- Réelle connaissance du métier
- Offre vraiment adaptée aux PME
- Outil évolutif permettant de gérer la croissance de la société
- Véritable partenaire pour accompagner les équipes dans la durée
Clés du succès
- Responsable de projet de qualité
- Direction très impliquée
- Inscription dans une évolution globale des procédures de gestion
- Déploiement progressif adapté aux ressources internes
Bénéfices constatés
- Implication des responsables opérationnels
- Socle pour le développement de la société
- Structuration de la gestion par affaires en imbrication avec les procédures internes
- Simplification des outils et suppression des doublons et ressaisies
Les autres témoignages…
SERUE Ingénierie : BET (65 salariés)
SERUE Ingénierie est un bureau d’études indépendant, doté d’une longue expertise dans de nombreux domaines du BTP. Implanté dans l’est de la France depuis plus de 50 ans, Pythagore y est un pilier incontournable de la gestion par affaires.
TPFI : Ingénierie (440 salariés)
Tout premier utilisateur de Pythagore, TPF Ingénierie est aujourd’hui un acteur majeur de l’ingénierie française. Elle totalise soixante ans d’expérience dans le bâtiment, l’aménagement et les infrastructures, et plus de 25 ans d’utilisation de Pythagore.
