SERUE Ingénierie est un bureau d’études régional indépendant, expert dans de nombreux domaines du BTP depuis plus d’un demi-siècle : maîtrise d’œuvre, OPC, SSI, Environnement, AMO… Fortement implantée dans l’est de la France, SERUE est pleinement engagée dans son époque et prend part à une révolution globale : technologique, digitale, économique mais aussi sociale, sociétale et environnementale, au service des maîtres d’ouvrages publics et industriels.

C’est en 2005 que le dirigeant de l’époque a choisi Pythagore pour l’aider à optimiser sa gestion par affaires. Au départ assez centralisée, l’utilisation s’est largement étendue à l’occasion de la transmission de l’entreprise à plusieurs de ses salariés, en 2014, avec le passage à la version 6 de Pythagore. L’outil est depuis devenu incontournable pour le suivi de l’activité. C’est un socle sur lequel s’est appuyée la nouvelle direction pour ses choix de management et pour diffuser une nouvelle culture de gestion dans l’ensemble de la société.

Dans les premières années, avec la version 5, Pythagore était surtout exploité pour la partie contractuelle et facturation, et son utilisation était limitée à l’équipe administrative. En 2014, la version 6 de Pythagore est déployée et une campagne de formation est menée auprès des responsables opérationnels.

Sous l’impulsion de la nouvelle direction, les chefs de service et chefs de projets s’emparent alors de l’outil, à la fois pour la planification mensuelle de la production et de la facturation, mais aussi pour un suivi très régulier du résultat des affaires. L’intérêt est immédiat, d’autant que cette évolution s’inscrit dans le cadre de la mise en place d’un nouveau style de management  (inspiré du Lean Management) qui favorise la diffusion de l’information et l’implication des opérationnels dans la gestion.

L’estimation des en-cours au fil de l’eau est également très appréciée. L’équipe dirigeante se sert en outre régulièrement de certaines rubriques statistiques qui sont cruciales dans l’activité du bureau d’études, notamment pour distinguer la typologie de ses clients.

Aux origines…

TPF Ingénierie – alors nommée BETEREM Ingénierie – a été le 1er utilisateur de Pythagore, avec la mise en place dès 1997 des modules Contractuel et Analytique. A l’époque, les heures étaient saisies sur des feuilles Excel® et importées dans Pythagore avant le lancement des calculs. Les besoins identifiés étaient les suivants :

• Suivi contractuel et notamment optimisation de la gestion des factures.
• Mise en place d’une revue de projets mensuelle systématique.
• Calcul mensuel du coût de l’heure réel en tenant compte de la productivité des équipes.
• Valorisation des charges et temps passés afin d’estimer la rentabilité de chaque affaire.
• Gestion non seulement par affaire mais également par centre de profit.

Suite à la mise en place de Pythagore, d’autres bénéfices ont été constatés, en particulier la possibilité d’obtenir de manière simple et rapide une vision d’ensemble fiable et synthétique. L’évaluation des correctifs de production tout au long de l’exercice, ainsi que le recalcul du coût de l’heure réel ont amélioré la vision globale et prévisionnelle tout en permettant une gestion plus précise et conforme au plan comptable. Enfin, la gestion administrative des affaires et notamment des factures et relances a nettement fait gagner en réactivité.

EPI, Etudes et Projets Industriels, est un bureau d’étude en ingénierie du bâtiment, de l’industrie et des infrastructures. Ses équipes accompagnent les acteurs privés et publics dans leurs projets, de la faisabilité à la réalisation complète des ouvrages en passant par la modélisation numérique (BIM), et réalisent des missions de MOE, AMO et assistance technique aux entreprises.

Créée en 1994, EPI a fait le choix de Pythagore pour la gestion de son activité depuis 2005. Elle comptait alors 25 salariés et cherchait un outil structurant, capable d’évoluer avec elle pour accompagner sa croissance.

Objectif atteint. Rassemblant aujourd’hui 170 collaborateurs, la société a obtenu de nombreuses qualifications OPQIBI et ISO et fait partie du top 10 des « best workplaces » dans sa catégorie.

Un projet inscrit dans une réflexion globale

Pythie a su répondre à nos attentes par une offre adaptée sur son logiciel Pythagore, qui propose de multiples fonctionnalités pour une gestion fine des projets d’un point de vue administratif comme opérationnel et qui ne néglige pas les complexités de notre métier. Son équipe nous a ensuite assistés tout au long de la phase de déploiement et de prise en main du logiciel avec souplesse et disponibilité. Elle constitue aujourd’hui un véritable partenaire en phase avec notre évolution.
Dominique GIORDANO, gérante d’EPI

Un déploiement progressif pour mieux accompagner les équipes

Au départ, outre les profils administratifs, seuls les chefs de service avaient accès au cœur du logiciel. En effet, avec Pythagore, la Direction souhaitait impliquer davantage le management intermédiaire dans la gestion quotidienne des affaires. Peu à peu, l’accès a été étendu aux chargés d’affaires afin qu’ils aient à leur disposition toutes les informations nécessaires.

Initialement, les opérationnels n’accédaient à Pythagore qu’une fois par mois, dans le module Contractuel, pour effectuer leur revue mensuelle de production et de facturation. Par la suite, l’usage s’est étendu aux fonctionnalités de prévisions budgétaires, pour aller vers la gestion des plans de charge. Même si certains chargés d’affaires gèrent trop de petits projets pour en faire une mise à jour régulière, le management d’EPI estime que c’est un bon indicateur global pour l’occupation des équipes.

L’utilisation du module Analytique est venue graduellement : au niveau de la Direction, l’intérêt a été immédiat, notamment vis-à-vis des possibilités de recalcul des coûts réels et de la souplesse des paramétrages pour prendre en compte les objectifs de marge. Pour les responsables opérationnels, ce suivi analytique s’est imposé plus tard, mais il est aujourd’hui exploité de manière systématique, en fin de projet bien sûr mais également en cours d’affaire, pour estimer la rentabilité et avoir une idée des prévisions de fin d’affaire.

Aujourd’hui, Pythagore est vraiment intégré au cœur de notre fonctionnement pour tout ce qui concerne le suivi des contrats et de la production, et plus généralement le pilotage des affaires. Il est étroitement imbriqué à nos procédures de gestion et son utilisation est totalement entrée dans les mœurs. Il nous permet d’avoir une meilleure traçabilité, et simplifie l’application de nos procédures internes.
Julie Machu, responsable du projet Pythagore chez EPI lors de sa mise en place